De handel in gekoelde producten met behulp van reefercontainers groeit spectaculair in de haven van Rotterdam. Om deze groeimarkt te faciliteren en tegelijkertijd douanecontroles sneller, efficiënter en veiliger te laten verlopen, hebben Havenbedrijf Rotterdam, de Douane, GroentenFruit Huis en Portbase de handen ineengeslagen.
Reefercontainers zijn goed voor meer dan 15% van het totale aantal containers dat via de Rotterdamse haven wordt verscheept. Naar verwachting stijgt dat aandeel de komende jaren nog verder. De eerste resultaten van de samenwerking zijn veelbelovend.
Samen met supply chain partners kijkt het Havenbedrijf Rotterdam continu naar mogelijkheden om de efficiëntie en veiligheid van haven- en ketenprocessen verder te optimaliseren. Onlangs werd een pilot gestart om de douaneprocessen efficiënter en veiliger te laten verlopen. “Dat is best nog wel een ingewikkeld proces, waar meer bij komt kijken dan je in eerste instantie verwacht”, opent Hanna Stelzel, Business Manager Logistics and Supply Chain bij Port of Rotterdam. Wat in de volksmond douane-activiteiten wordt genoemd omvat in de praktijk meer dan alleen de werkzaamheden, die door de Douane worden uitgevoerd. Het is een samenspel tussen Douane, cargadoors, terminals, rederijen en andere betrokken ketenpartners. Met veel communicatie over en weer.
“De communicatie tussen alle betrokken partijen bepaalt grotendeels de efficiëntie van het totale controleproces”, voegt Anne Saris, Business Manager Agrofood and Distribution bij Havenbedrijf Rotterdam, toe. “Samenwerking is cruciaal. Hoe sneller en soepeler de communicatie, des te efficiënter de douane-afhandeling.”
Het is niet toevallig, dat het groeiende aantal reefers de aanleiding was om samen met ketenpartners processen onder de loep te leggen. Naarmate er meer containers via de haven worden verscheept, neemt ook het aantal inspecties toe. Die inspecties worden uitgevoerd op basis van risicoanalyses en -profielen. Onder andere het land van herkomst, de historie (of juist het gebrek hieraan) bepalen mede of een container wel of niet geïnspecteerd wordt. Aangezien reefers vaak uit hoog-risico-gebieden komen, worden ze ook vaker voor zo’n inspectie geselecteerd. Mede met het oog op de verwachte verdere groei is het cruciaal dat de haven optimaal is voorbereid om die toenemende stroom reefers te faciliteren. Efficiënte douaneprocessen zijn hiervoor een essentiële schakel in de keten. “Bovendien helpt het om additionele stromen aan te trekken”, vult Stelzel aan.
De containers kunnen op drie manieren door de Douane worden geïnspecteerd. De meest voorkomende manier is door middel van scanning. Alle grote containerterminals op de Maasvlakte in Rotterdam beschikken over een hightech douanescan op hun eigen terrein. De beelden van de containerinhoud worden op afstand, 24/7 door de douane geanalyseerd. Containers hoeven daardoor niet van het terrein af, of onnodig te worden geopend en zijn in 95% van de gevallen binnen 36 uur na lossing weer vrijgegeven. Een tweede manier is de fysieke controle, kortweg ‘fyco’, die wordt uitgevoerd op de Rijks Inspectie Terminal (RIT) op de Maasvlakte. Bij de derde mogelijkheid wordt gebruik gemaakt van speurhonden, die op de terminals de betreffende containers controleren. “Het komt ook voor dat de scanbeelden aanleiding geven voor een nadere controle. Dat is dan een fyco op de RIT”, vult Loekie Lepelaar, adviseur douanezaken en klantmanager bij Douane Rotterdam Haven, aan.
“Samen met ketenpartners leggen we constant processen onder de loep en analyseren we knelpunten”, vervolgt Saris. Om wachttijden en vertragingen tijdens douane-inspecties te minimaliseren, werd onlangs een projectteam samengesteld, waarin – naast het Havenbedrijf en de Douane – leden van GroentenFruit Huis en Portbase deelnemen. Het projectteam analyseerde de douaneprocessen en concludeerde dat er met name bij de fysieke controles en bij de inspecties met speurhonden relatief veel verbeterpotentieel is. “De winst ligt niet eens zozeer in de inspecties zelf, maar vooral in de processen eromheen, zoals het inplannen van transporten van de terminal naar de RIT en weer terug en de communicatie tussen de betrokken partijen”, legt Stelzel uit.
Uit verdere analyse bleek bovendien dat een groot deel van de knelpunten het gevolg is van processen die nog een of meerdere handmatige handelingen vereisen. Stelzel: “Als een container door de Douane wordt geselecteerd voor een fysieke controle, wordt dit gemeld aan de cargadoor en de terminal. De cargadoor geeft vervolgens opdracht aan een logistiek dienstverlener om de container naar de Rijks Inspectie Terminal te transporteren. Dat transport wordt dan voor de volgende dag ingepland. Bij handmatige processen, zoals hand getypte e-mails, of telefonisch contact tussen betrokken ketenpartners, kan het gebeuren dat een container die op donderdag wordt gescand pas op maandag of zelfs dinsdag bij de RIT wordt aangeboden, mede omdat niet alle schakels in de keten 24/7 werken.” Zeker bij reefers, waar de houdbaarheid van de goederen essentieel is, is dat allesbehalve wenselijk”, aldus Saris.
Dit voorjaar zijn de partijen daarom een pilot gestart, waarbij handmatige processen grotendeels worden gedigitaliseerd. Alle douanecontroles worden al digitaal aangezegd via het Inspectieportaal op het Port Community Systeem van Portbase. “Door die aanzeggingen – met toestemming van de cargadoors – ook digitaal aan te melden bij de transporteur kan het inplannen van de transporten worden versneld. Zeker als er een weekend tussen zit, kan de tijdwinst dan aanzienlijk zijn”, zegt Dalibor Stojakovic, Product Owner bij Portbase. De transporteur hoeft daardoor niet meer op de opdracht van de cargadoor te wachten met inplannen. Daadwerkelijk transporteren gebeurt uiteraard wel pas na opdracht.”
“Door verdere digitalisering worden doorlooptijden verkort en wachttijden tot een minimum beperkt”, voegt Daco Sol toe. De programmamanager Logistiek, Toezicht & Supply Chain bij GroentenFruit Huis weet als geen ander welke gevolgen ongewenste vertragingen hebben. “Bij versproducten heb je het risico van kwaliteitsverlies. Het kan zijn dat er andere afzetkanalen gezocht moeten worden en de financiële schade kan in de tienduizenden euro’s lopen. Daarop zit natuurlijk niemand te wachten. Het minimaliseren van wacht- en doorlooptijden was voor ons dan ook een van de belangrijkste redenen om mee te doen. Onze leden importeren verse producten en streven naar een zo kort mogelijke doorlooptijd in de keten.”
Hoe groot de winst concreet is, is nog niet bekend. “We zitten nog in de opstartfase. Het is te vroeg om daarover meer te zeggen. Maar dát digitalisering de processen efficiënter maakt, dat is wel duidelijk”, aldus Stelzel. Het helpt volgens haar absoluut dat alle betrokken partijen de potentie zien en ook daadwerkelijk bereid zijn om verbeterslagen te maken.
Sol vult aan: “De grootste winst tot nu toe, is dat er veel meer inzicht is. We weten waar vertragingen ontstaan en dat het knelpunt ligt bij communicatie en handmatige handelingen. De aandacht die dáár nu voor is, is een eerste stap in de goede richting. Maar we zijn er nog niet. Wat ons betreft is het einddoel pas bereikt als álle processen die logischerwijs georganiseerd en geoptimaliseerd kúnnen worden ook daadwerkelijk zijn georganiseerd en geoptimaliseerd. Dat klinkt misschien ambitieus, maar ik ben ervan overtuigd dat dat haalbaar is, zolang alle neuzen dezelfde kant op staan.”
Stelzel besluit: “De eerste resultaten zijn veelbelovend. Niet alleen voor reefers, maar ook voor de overige containers kunnen vertragingen tot een minimum worden beperkt. Ladingeigenaren komen daardoor niet voor onnodige kosten te staan. Andere ketenpartners hebben inmiddels ook interesse getoond en we verwachten ook daar snel stappen te zetten. Uiteindelijk maken we de haven immers sámen efficiënter.”
Bron: Port of Rotterdam