Digitale transformatie van import- en exportprocessen

Door middel van digitale transformatie en digitalisering krijgt men sneller inzicht in de import- en/of exportprocessen en supply chains. Dit vertelt Marcel Jetten, businessconsultant bij Quinso op de site van evofenedex. Wat gaat goed, waar kan het beter? Veranderingen in vraag en aanbod worden eerder zichtbaar, waardoor men uitdagingen een stap voor kunt zijn door daar op te anticiperen.

Papierloos werken
"Het ligt voor de hand, maar digitaliseren omvat ook het wegnemen van papieren documenten uit het proces. Dit kan leiden tot forse besparingen. De douane in binnen- en buitenland en de transportsector zijn hier al langer mee bezig. Denk bijvoorbeeld aan Atlas Zelos van de Duitse douane met een geprognotiseerde besparing van 5 miljoen afgedrukte documenten dankzij het digitaal uitwisselen van documenten. Daarnaast hebben veel vervoers-, handels- en douanedocumenten tegenwoordig een digitale opvolger. Alleen de omschrijving in het Codeboek Douane herinnert aan hun papieren oorsprong."

"Binnen de supply chain ligt mogelijk ook een voordeel in papierloos werken. Het digitaal opmaken, delen en bewaren van documenten zorgt niet alleen voor kortere doorlooptijden, maar ook voor minder verstoringen en frustraties door zoekgeraakte papieren en vastgelopen printers. Papierloos werken levert bovendien een bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen en kan leiden tot serieuze besparingen. Zo heeft een van de klanten van Quinso onlangs een papierloos magazijnproces geïmplementeerd. Dit bedrijf bespaart hiermee zo’n 15.000 kilometer papier per jaar. Een stevig fundament onder een businesscase."

Slimme software voorkomt fouten
"Kleine fouten sluipen soms eenvoudig in de douaneaangifte. Ze leiden tot onnodige vertraging en soms zelfs tot vervelende gevolgen, zoals opmerkingen of naheffingen vanuit de douane. Niet zelden worden niet-geaccepteerde aangiften gezien als een ergerlijk onderdeel van het werk. Opvallend genoeg wordt het telkens corrigeren van terugkerende fouten daarentegen ook stilzwijgend aanvaard. Met slimme software kun je dit soort fouten in het proces en gegevens tijdig opmerken en voorkomen. Het structureel aanpakken van de oorzaak levert tijdwinst op en blijkt vaak eenvoudiger dan gedacht."

Benut digitale potentie
"De woorden 'juist', 'tijdig' en 'volledig' zijn bekend in de douanewereld en gelden daar als belangrijk uitgangspunt voor de inhoud van de douaneaangifte en het aangifteproces. Deze drie woorden zijn ook de randvoorwaarden voor het automatiseren van routinematige activiteiten. Het verkrijgen van de benodigde gegevens door middel van digitalisering kan hierbij helpen. Denk bijvoorbeeld aan het tijdig en correct vastleggen en uitwisselen van container- en kentekennummers door middel van scannen 'aan de poort' of het ophalen van gewichtsinformatie via integratie met weegsystemen."

"Integreer de import- en exportadministratie met de supply planning en werkelijke partijconsumptie tijdens de productie. Zorg daarmee voor juiste factuurverklaringen en pas preferentiële regelingen optimaal toe. Een volautomatische douaneaangifte is in veel gevallen geen utopie maar een haalbaar streven. In plaats van je bezig te houden met iedere afzonderlijke aangifte, kun men zich concentreren op de uitzonderingen en is er meer tijd voor andere werkzaamheden."

Waarde toevoegen
"In de internationale handel bestaan diverse instrumenten om het beperken van kosten en het vereenvoudigen van processen mogelijk te maken en de handel te bevorderen. Denk hierbij aan bijzondere douaneregelingen, zoals het douane-entrepot of actieve en passieve veredeling. Of anderzijds de handelsverdragen voor het verlagen of zelfs elimineren van invoerrechten. Zeker in deze tijd van supply chain verstoringen, sterk veranderende vraag en aanbod, en krapte op de arbeidsmarkt komt niet iedereen eraan toe de mogelijkheden toe te passen."

"Digitaliseren levert gemak en tijdwinst op. Laat de import- en exportsysteem voor je werken in plaats van andersom. Zo komt men toe aan de zaken die er toe doen, waar ze verstand van hebben en waarmee vanuit de eigen functie en expertise op het gebied van import en export waarde kunt toevoegen en kostenbesparingen kunt realiseren. Bij het digitaliseren van import- en exportprocessen is een goede voorbereiding essentieel. Alleen zo kun je de juiste aanpak kiezen."

Bron: evofenedex


Publicatiedatum:



Ook onze nieuwsbrief ontvangen? | Klik hier


Ander nieuws uit deze sector:


Schrijf je in voor onze dagelijkse nieuwsbrief om al het laatste nieuws direct per e-mail te ontvangen!

Inschrijven Ik ben al ingeschreven