Nu de jaarwisseling voor de deur staat, maken ondernemers de balans van het afgelopen jaar op. Wat Billtrust betreft een perfect moment om te beoordelen of de organisatie klaar is voor de veranderingen en uitdagingen die de komende jaren op hen afkomen.
Zo breidt de wetgeving rond B2B e-facturatie in sneltreinvaart uit. Waar tot enkele jaren geleden alleen Italië en Frankrijk grote stappen zetten om elektronisch te gaan factureren, zien we nu dat steeds meer Europese landen concrete plannen uitrollen. Zo ook in Nederland, waar demissionair minister van Economische Zaken en Klimaat Adriaansens in augustus een verkenning aankondigde naar hoe e-facturatie kan bijdragen tot snellere betalingen in het bedrijfsleven. Bovendien bereiden steeds meer landen om ons heen zich voor op de naderende ViDA-wetgeving waarmee de Europese Commissie digitale facturatie wil verplichten vanaf 1 januari 2028.
Waarom wachten?
Vanaf 2024 staat het EU-lidstaten vrij e-facturatie zonder toestemming van het Europees parlement te verplichten. Ook moeten binnenlandse e-facturatie en rapportageverplichtingen per 2024 in overeenstemming zijn met de EU-richtlijnen. Bovendien heeft e-facturatie, ten opzichte van papieren facturen of PDF-facturen, een aantal voordelen. Zo is het veiliger, draagt het lagere kosten per factuur, is het milieuvriendelijker en leidt het tot verdere automatisering van de facturatieprocessen aan zowel de leverancierskant als de koperszijde. Ook al sluit e-facturatie menselijke fouten nog niet 100 procent uit, stelt het klanten wel in staat om in één oogopslag inzicht te krijgen in alles wat hun factuur aangaat. Het kan de onderneming een flinke duw in de rug geven, dus waarom wachten tot 2028?
Waar moet je op letten?
Als internationaal opererende ondernemer is het dus raadzaam om volgend jaar te beginnen met het overstappen naar e-facturatie. Houd dan wel rekening met de volgende zaken:
- Wees strategisch en zorg ervoor dat je order-to-cash is geautomatiseerd: zonder order-to-cash-automatisering is er geen e-facturatie.
- Beschouw e-facturatie niet als geïsoleerd bedrijfsproces, maar denk end-to-end: welke impact gaat e-facturatie hebben op andere bedrijfsprocessen in mijn organisatie?
- Beleg e-facturering niet bij één afdeling. Het vereist een gecoördineerde inspanning tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie, zoals finance en IT. Het is raadzaam één iemand binnen de organisatie verantwoordelijk te maken op uitvoerend niveau.
- Breng focus aan: werk met één leverancier om bedrijfsactiviteiten in belangrijke kernmarkten te ondersteunen.
- Wanneer de organisatie weinig bedrijfsactiviteiten heeft in een klein land, is het juist verstandig om met een lokale O2C-leverancier te selecteren.
- Om alvast goed voor te sorteren op de ViDA-wetgeving is het raadzaam om een order-to-cash- leverancier te kiezen die e-facturering ondersteund.
Bron: Billtrust