Steeds meer organisaties gaan data gedreven werken. Een logische eerste stap in deze richting is vaak starten met Microsoft Power BI. Ook binnen de AGF zien we dit steeds vaker, de eerste rapportages vanuit Excel of andere ad-hoc BI tools zoals Exsion worden dan overgezet naar Power BI. Maar hoe pak je dit aan? Wat zijn de valkuilen? Hoe zorg je dat je zo snel mogelijk up and running bent? En hoe werk je tegelijkertijd aan een toekomstbestendige omgeving? In deze blog zet ProAnalytics haar ervaring uiteen.
Omarm best practices voor datavisualisatie
Met Power BI staat het de maker van een dashboard of rapportage vrij hoe deze eruit komen te zien. Daarbij is het verleidelijk om te kiezen voor mooie grafiektypen en flitsende kleuren. Of om tabellen en draaitabellen door elkaar heen te presenteren. Echter, wanneer de rapportages of dashboards met een breder publiek worden gedeeld is het van belang, dat de rapportages eenvoudig te gebruiken en te begrijpen zijn. Denk dus na over een logische opbouw van KPI's, analyses en rapportages. Welke grafiektypen het beste passen bij het type van analyse en hoe je belangrijke informatie kunt highlighten door middel van slim kleurgebruik. Bij ProAnalytics gebruiken we onze datavisualisatie cheatsheet, zodat alle dashboards voldoen aan best practices.
Zorg voor context
Zorg ervoor dat ook de gebruikers van een rapportage weten waar ze naar kijken. Met heldere definities die eenvoudig te herleiden zijn. Weet iedere gebruiker hoe de getoonde marge tot stand komt? Of wat partijresultaat betekent? Wat is het verschil tussen bruto en netto omzet? Door dit duidelijk te maken voor alle gebruikers voorkom je verwarring bij het interpreteren van de informatie.
Zorg voor een solide datamodel
Eén van de grote voordelen van Power BI is dat gebruikers zelfvoorzienend kunnen zijn in hun informatiebehoefte. Zorg dus voor een solide datamodel zodat gebruikers zelf ad hoc analyses kunnen maken in de daarvoor bestemde werkruimtes, in Power BI Desktop, of rechtstreeks in Excel. Door een koppeling te leggen met de dataset worden ook deze ad hoc analyses periodiek bijgewerkt en automatisch voorzien van de laatste data. Zorg ook dat het model eenvoudig te begrijpen is voor gebruikers. Voorkom onnodig complexe modellen door bijvoorbeeld kalenders niet meermaals in te laden, sleutelvelden te verbergen en vermijd onduidelijke measures zoals [Omzet_test]. Bij ProAnalytics gebruiken we daarom onze data modelling cheatsheet, zodat alle datasets voldoen aan best practices.
Zorg voor consistentie over rapportages heen
Eén van de grote valkuilen bij het starten met Power BI is het ontwikkelen van aparte datasets die inconsistent zijn. Bijvoorbeeld wanneer de omzet uit de commerciële dataset niet aansluit met de omzet uit het grootboek volgens de financiële dataset. Dit is een logisch gevolg wanneer deze datasets uit verschillende databronnen worden opgebouwd. Als dit niet goed ondervangen wordt ontstaan er vraagtekens bij de juistheid van de rapportages. Het project of de tool verliest dan ten onrechte zijn geloofwaardigheid.
Let op de datakwaliteit
In ieder (bron)systeem worden er invoerfouten gemaakt of ontbreken er gegevens. Voor succesvolle rapportages in Power BI, moet je ook hier aandacht aan besteden. Wanneer je bijvoorbeeld een geografische analyse wilt maken van je afzetkanalen, dan moet wel van iedere klant bekend zijn waar deze gevestigd is. Als een deel van dit soort stamdata ontbreekt, is de analyse onvolledig en onbetrouwbaar. Bij ProAnalytics gebruiken we de datakwaliteitstool. Deze voert automatisch controles uit op ontbrekende of foutief ingevoerde data en informeert direct de betreffende gebruikers. Zo zit je altijd kort op de bal en ben je verzekerd van betrouwbare informatie.
Integraal inzicht zorgt voor meerwaarde
Diverse softwareleveranciers bieden hun eigen database die als basis dient voor Power BI of bieden zelfs een standaard set met rapportages. Dergelijke tools zijn zeker een stap in de goede richting, maar de echte waarde van data zit hem in het combineren van data. Dan ontstaat er een integraal beeld. Denk aan het combineren van data uit het AGF pakket met het financiële pakket. Of het toevoegen van andere bronnen zoals personeelsplanning, arbeidsregistratie, keurresultaten of temploggers en sensoren. Door dergelijke gegevens uit meerdere bronnen te combineren heb je beter zicht op bijvoorbeeld de arbeidsproductiviteit, leveranciersprestaties of de supply chain als geheel. Bij ProAnalytics adviseren we daarom een dataplatform op maat, waarin alle informatie van de organisatie wordt gecombineerd en geprepareerd voor analyse.
Duidelijk doel voor ogen
Dit klinkt misschien als een open deur, maar de praktijk leert dat nog veel data initiatieven worden opgestart zonder duidelijk doel. Er wordt allerlei data verzameld en gepresenteerd in dashboards, maar wat er mee moet worden bereikt blijft vaag. Zorg dat je je bewust bent van welke data je wilt gebruiken en welke inzichten je hieruit wilt halen. Dit hoeft niet complex te zijn, maar kan ook laagdrempelig. Bijvoorbeeld, wanneer je bepaalt dat je palletverplaatsingen wilt gaan analyseren om te kunnen sturen op efficiënter orderpicken. Je kunt dit ook breder trekken en een volledige datastrategie definiëren. Bij ProAnalytics denken we graag met je mee. Met onze kennis en ervaring in de sector hebben we een set van mogelijkheden gedefinieerd hoe je als AGF handelaar waarde kunt halen uit je data.
Zorg voor inbedding in de organisatie
Met alleen Power BI en een aantal goede rapportages ben je er nog niet. Belangrijk is dat de gebruikers weten hoe ze de software het beste kunnen gebruiken. Zorg dat gebruikers weten hoe ze moeten filteren, bladwijzers kunnen gebruiken en rapportages waar nodig zelf snel kunnen bewerken. Hiervoor is een basistraining of -overdracht een goede eerste stap. Daarnaast is het belangrijk dat er één of meerdere key-users in de organisatie zijn die vragen van gebruikers snel kunnen beantwoorden en complexere rapportages kunnen ontwikkelen. Dit zorgt voor goede inbedding en draagvlak binnen de organisatie.
Voor meer informatie:
Joost Romijn
ProAnalytics
Senior BI Consultant AGF & Agri
+31 6 21 33 90 59|
j.romijn@proanalytics.nl